Per una buona gestione e prevenzione dello stress ci sono tre strategie comportamentali particolarmente utili. In realtà on sono strategie così separate e distinte: sono interconnesse l’una con l’altra. E sono un’attenta pianificazione delle cose da fare, una corretta gestione del tempo e il problem solving. 

Corretta pianificazione delle cose da fare

Una delle principali fonti di stress è un sovraccarico di cose da fare.
Questo può dipendere anche da cause esterne a noi – che talvolta “subiamo” senza poter avere molta voce in capitolo – e spesso dipende anche da noi. In realtà molto più spesso di quanto di primo acchito ci pare! Quindi proviamo a lavorare sugli aspetti che possiamo migliorare perché sta a noi organizzarci meglio.
Usiamo un’agenda e scriviamo i vari impegni e cose da fare: vederli scritti nero su bianco dà più corpo e peso che solo pensarli.
Scriviamo anche il tempo che ci servirà, esempio la fine di un incontro con un’amica, non solo l’orario di ritrovo, o la fine/durata di una riunione, non solo l’ora di inizio: avere una scadenza e una fine aiuta ad ottimizzare il tempo.

Cerchiamo di indicare se le cose sono “urgenti”, “importanti”, “meglio se fatte ma non succede nulla di grave se non ci riesco”, “non necessarie”, magari evidenziandole con colori diversi, e puntiamo innanzitutto a portare a termine le cose che appartengono alle prime due categorie.

Un’altra cosa utile può essere suddividere compiti complessi in sotto-attività, trances di lavoro più brevi e facilmente affrontabili. Cerchiamo di trasformare le liste di cose da fare in piani di azione: questa cosa che devo fare verso che obiettivo mi guida, come/quando/con chi/per quanto tempo richiede il mio impegno, entro quando devo portarla a termine.

Altra cosa importante è chiedere aiuto e delegare cosa non sta solo a noi fare, non dipende solo da noi, non siamo gli unici a “dover” o “saper” fare: spesso siamo noi che non ci appoggiamo a qualcun altro, che ci sentiamo oltremodo potenti o indispensabili o in grado di fare. Un’ulteriore strategia/abilità fondamentale è saper dire di no: “mi spiace ma non riesco…”, “mi dispiace ma in questo periodo non posso farmi carico anche di questo”, “ti devo dire di no perché non riuscirei ad onorare questo impegno”, “non ce la faccio proprio”.

Gestione del tempo

Gli aspetti principali che legano lo stress al tempo sono:

  1. l’overbooking, ovvero il riempire troppo le giornate di cose da fare, di impegni
  2. il dedicare troppo tempo alle cose da fare per dovere/lavoro e troppo poco al riposo, piacere, divertimento, distrazione e ricarica
  3. il sottostimare “quanto tempo” serve per fare le cose, portare a termine i compiti, onorare gli impegni
  4. il procrastinare l’inizio o il completamento delle attività (vedi perdita di tempo, non buona concentrazione)

Analizziamo punto per punto:

  1. Dovremmo “riempire” il nostro tempo non al 100% ma al massimo all’80-85%, diciamo, poiché questo ci permetterà di non sforare/saper affrontare meglio l’imprevisto, la lungaggine, il problema non atteso.
  2. Anche se ci piace tanto il nostro lavoro, se siamo persone particolarmente responsabili e con un alto senso del dovere, se ci sono quei periodi in cui non possiamo rallentare e dobbiamo fare straordinari… corpo e mente hanno bisogno anche di altro – di distrazione, riposo, ricarica, ci piaccia o non ci piaccia. Pena lo stress con tutti i vari sintomi e segnali, che possiamo paragonare alla spia sul cruscotto che si accende per avvisarci che siamo in riserva e dobbiamo fermarci e fare rifornimento: se non lo facciamo e continuiamo a viaggiare… l’auto si fermerà… spesso non dove noi avremmo voluto
  3. Ne abbiamo già parlato nel punto 1: spesso facciamo l’errore di pensare di metterci meno di quanto poi davvero ci serve per onorare un impegno e portare a termine un compito; osserviamoci e impariamo quindi a capire quale errore facciamo più spesso, cosa non ci permette di capire con obiettività quanto tempo serve per… e cerchiamo di correre ai ripari
  4. La procrastinazione (o posticipazione) è la tendenza a spostare l’iniziare un compito o anche il completarlo/finirlo: i motivi sottostanti sono vari e vanno capiti meglio per poter essere affrontati e risolti. Una volta capito perché/quando tendiamo ad autorizzarci a procrastinare (“non è il momento”, “farò dopo”, “inizio domani”, “non mi sento di iniziare” ecc.) dobbiamo “dialogare” con quei pensieri o, più spesso, non ascoltarli e concentrarci sulle ragioni per iniziare, sui motivi per cui è un buon momento, possiamo iniziare, ci conviene partire; ugualmente, possiamo rinforzare i motivi per cui non è utile aspettare, non funziona aspettare, va a nostra svantaggio posticipare.

Problem solving 

Questa è una tecnica di soluzione dei problemi che deriva dallo “strutturare” e rendere espliciti quei passi spesso impliciti e inconsapevoli che facciamo quando si deve affrontare e risolvere un problema.

Si basa su 6 step:

  • definire bene qual è il problema che si vuole affrontare (chi ben inizia è già a metà dell’opera, avere chiaro su cosa sto lavorando, cosa voglio risolvere è fondamentale perché gli step successivi abbiano successo)
  • pensare a tutte le possibili soluzioni, più ne vengono in mente meglio è, non si bada alla qualità delle soluzioni, l’importante è scrivere tutto quello che viene in mente potrebbe servire (fase di brainstorming, creativa, spazio alla numerosità)
  • valutare i pro e i contro di ogni soluzione che ci è venuta in mente (questa è una fase analitica, di analisi e valutazione sulle varie ipotesi/proposte/soluzioni);
  • scegliere la/le migliore/i;
  • metterla in atto (questa fase è operativa, bisogna partire e darsi del tempo per provare la soluzione scelta);
  • valutare come sta andando e mantenere questa soluzione se si rivela buona e/o provare a ripartire dal punto 2 e avanti se le cose non stanno funzionando.

Vi chiedo di provare ad osservare e tenere traccia per almeno un paio di settimane di questi aspetti nel vostro quotidiano, e poi di scegliere alcuni degli spunti che vi “ispirano” di più e provare ad utilizzarli in modo più sistematico nel prossimo mese, e vedere come va… In bocca al lupo!